立替払

立替払は軽微なもの（備品は不可）で、かつ立替払を行わないと業務に著しく支障をきたすと認められる場合で、必要やむを得ない場合に限るものとし、安易に教職員が立替えることのないよう十分注意する。大学が定める立替払の範囲に該当しない申請があった場合については、支払ができない場合もあるので注意すること。｢立替払請求書｣に必要事項を記載し、証憑類を添付し提出すること。

参考

立替払の範囲.pdf

証憑類

レシート、領収書（宛名は東京大学）　※適格簡易請求書（簡易インボイス）は宛名省略可　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（購入明細が明記されている方が望ましいため、レシートがある場合は領収書の発行はしないこと）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※インボイス制度開始に伴い「取引先の登録番号（Ｔ＋13桁の数字）、品名、数量、金額、税率ごとに区分した消費税額」の記載が必要
Ｗｅｂまたはカード会社から郵送されるご利用明細書のコピー（個人名義のクレジットカード利用時）
学会ＨＰ等より参加費一覧表（学会参加時）
自動車運転業務届または自家用車業務使用承認伺、および出張申請書のコピー（レンタカー、ガソリン、有料道路利用時）
輸入取引に伴う関税・輸入消費税は「輸入許可通知書」を取り寄せ添付する
英文の書類には和訳を添付

様式

立替払請求書.docx

注意事項

支払方法は現金。現金による支払いが不可能な場合または不利益になる場合においては、クレジットカードを使用を認めるものとする。（商品券、ポイント、電子マネー等は不可）
立替払を行った理由を様式内の「4.立替払の理由」に明確に記入すること。
証憑類に検収サインをすること。
個人名義のクレジットカードによる立替払請求時は、クレジットカードの利用明細書の提出が必須です。Ｗｅｂまたはカード会社から郵送される利用明細書を印刷したものを必ず提出してください。
大学内部の施設利用料(山上会館等)は内部取引(部局間の予算振替にて処理する)に該当し、立替払請求は不可。
本郷地区の有料駐車場を利用する場合は、予め総務チームから駐車許可証の貸出を受けるものとし、立替払請求は不可。

FAQ

Q1．店頭で物品を購入した際のレシートしかなく、領収書を発行してもらっていないのですが？

A．購入明細が明記されている方が望ましいため、レシートがある場合は領収書の発行はしないようにしてください。

Q2．立替払の際、領収書の宛名に指定はありますか。

A．「大学名」または「大学名＋職員名」。但し発行されるレシートが簡易インボイスの場合は宛名の省略は認められています。

Q3．学会参加費及び振込手数料の必要証憑は？

A．参加費は領収書。振込手数料は、銀行窓口、インターネットバンキングにを利用した場合はインボイスが必要。ATMを利用した場合は振込明細書。

Q4．自家用車で用務を行った場合、ガソリン代は請求できますか？

A．あらかじめ総務チームへ運転業務届を提出しておく必要があります。その上で、出張直前にガソリンを満タンにし、出張終了後速やかに満タンにしてください。立替払申請時は、ガソリンを満タンにしたことを証明するための出張直前の領収書(※請求外)と、実際に用務のために使用した出張終了後の領収書の両方を提出してください。

Q5．海外で現金払いによる立替払を行った際のレートはどうなるのか？

A．東大ポータル内の財務会計システムに掲載されている為替レートを使用し、立替払請求書の確認日レートで計算します。

Q5．学会の年会費や参加費は立替払でいいのでしょうか？

A．振込用紙による支払い指定や、支払期限がせまっている場合、または学会当日に支払った場合などは立替払を行っていただいてかまいません。しかし、大学名宛の請求書（振込先の明記あり）が発行されており、支払期限に間に合う場合は通常の請求書払い同様、予算執行管理システムに登録を行い、書類を契約チームに提出してください。(見積書および納品書の提出は必要なし）