出張手順
はじめに
※以下、説明中に出張番号が旧型式「1-xxxxxx」等で記載されておりますが 新システムの出張申請番号形式にお読み替えてご覧ください。
①出張旅費システムを開きログインします。
【 重要 】 ログインはUTokyoアカウントとＰＷでログインしてください。
②初回ログイン後に個人情報の登録を行ってください（メールアドレス登録など）
※出張申請・チケット手配・出張報告のシステム操作について
新出張旅費システム（JTB)での出張申請、出張報告方法については旅費サイトに掲載のシステム操作マニュアルをご覧ください。動画マニュアルも掲載されています
出張申請について
出張申請の際に次の事項をご確認ください。
その他、出張に関してはＦＡＱ（旅費サイト）を必ずご確認ください。
| A.申請日 | H.付加用務 |
| B.精算払／概算払 | I.野外活動計画書の添付 |
| C.職名、出張者ＩＤ | J.行程（日程、発着地等） |
| D.機関名、所属 | K.備考欄（連絡先、必要情報の記載） |
| E.旅費付謝金 | L.会計情報 |
| F.自家用車業務使用承認伺 | M.取引先コード |
| G.コーポレートカードの利用 | その他 |
Ａ．申請日
・出張申請は原則的に事前申請です。
・事後申請の場合は備考欄に事後申請の理由を記載してください。
※大幅な事後申請の場合、状況によっては理由書が必要になる場合もありますので
総務チームにご相談ください。
【 重要 】
私事旅行を含む出張で事後申請となった場合、本学の規定により交通費は片道分のみの支給となります。
出張中に急遽私事旅行が入った出張に変更になった際も、私事旅行を含むことが事前に承認されて
いない状態のため、交通費は片道のみの支給となりますのでご注意ください。
Ｂ．精算払／概算払
・本学は原則として精算払いです。
・概算払いとは出張の前に概算額にて旅費が支給されることです。
・概算払いが認められる例としては、長期の出張、学生の出張、外国出張、年度末出張等となります。
概算払いを希望される場合は事前に総務チームへご相談ください。
・出張前に旅費総額を試算したい場合は「仮計算」機能を活用ください。
「仮計算」機能の詳細はこちらをご覧ください。
【 重要 】
概算払申請については、出張日の３週間前に申請書を提出してください。
Ｃ．職名、出張者ＩＤ
・東京大学雇用者は共通ID（10桁数字）が出張者IDとなります。
・学外者は「K」で始まるIDを作成してください。
※IDの二重登録防止のために、新規作成の前には既に出張者のIDが作成されていないか、
必ずご確認をお願いします。
・東京大学の学生は、雇用者ではないので「K」で始まる学外者の出張者IDとなります。
ただし、学生が技術補佐員等で雇用されている場合に、技術補佐員の用務で出張する場合は
共通IDを選択し出張手続きを行ってください。
※出張者IDを複数保有し、身分により使い分ける場合は選択間違いの無いようご注意ください。
・新領域で客員○○等の称号を付与され、共通IDを取得されている方に関しても
雇用者と混同しないため「K」で始まる出張IDにて出張申請をお願いします。
※客員共同研究員/客員連携研究員の出張申請についてはこちらのマトリクス表を参照ください。
・学外者については、その方が所属する機関での職名を登録してください。
例：研究者、職員、取締役、学生など
※学生の場合、”修士1年”,"博士課程”などは職名には当たりませんのでご留意ください。
Ｄ．機関名、所属
・特に学外者の所属に間違いが無いかご確認ください。
Ｅ．旅費付謝金
・旅費付謝金の場合のみ「謝金有■」にチェックをしてください。
※旅費付謝金とは給与チームに提出した謝金伺いにより「旅費付謝金」と連絡されたものです。
旅費付謝金か否か不明な場合は給与チーム[謝金担当]にご確認ください。
・旅費付謝金の場合は、通常の出張申請手順とは異なります。詳しくは「旅費付謝金の出張申請手順」を
ご確認ください。
【重要】
旅費付謝金の場合は処理ルートが異なります。詳細はこちらをご確認ください。
Ｆ．自家用車業務使用承認伺
・自家用車による出張は原則認められません。公共の移動手段、タクシー、レンタカーの利用を
検討した上でもやむを得ない場合に限ります。
・出張者の自家用車を使用する場合は「■」チェックをつけてください。
「自家用車業務使用承認伺」を記入の上、出張申請時に提出してください。
・レンタカーを使用する場合は「自動車運転業務届」を記入の上、運転する方の免許証の写しと
併せて出張申請時に提出してください。
・海外でレンタカーを利用する場合は「自動車運転業務届」と「国際運転免許証」の写しを提出して
ください。
・「自家用車業務使用承認伺」「自動車運転業務届」は出張関連様式よりダウンロードできます。
【重要】
自家用車：自家用車を利用して自宅発着にて出張する場合は、出張申請書の発着地は自宅の
市区町村とします。備考欄に出張者自宅の市区町村を記載してください。
例） 自宅：東京都練馬区
免許証の有効期限が切れていないことを確認してください。
レンタカー：借上駅と返却駅を備考欄に記載してください。鉄道代の有無、鉄道区間の把握に
必要な情報です。
Ｇ．コーポレートカードの利用
・航空券代やホテル代などの支払いでコーポレートカードを利用した場合は「■」チェックをして
ください。
・財務会計システムの該当画面のコピーと領収書コピーを申請時または報告時に提出してください。
領収書の原本は契約チーム、または予算決算チームへ提出となります。
・備考欄に、コーポレートカードで支払った内容を記載してくだい。
例）宿泊費コーポレート：10000円
・学会参加費をコーポレートカードで支払った場合も上記と同様です。
・公費で支給できないものをコーポレートカードで支払った場合は「返納」となりますのでご注意
ください。
（参考：財務会計システム画面例）
Ｈ．付加用務
・付加用務とは、一つの出張において、本来の用務に付加する別経費(別部局)の別用務や、私事旅行をいい
ます。
・兼業は付加用務に該当します。
・私事旅行を含む出張に関しては、旅費サイトの 9 【H】私事旅行を含む出張 をご確認ください。
Ｉ．野外活動計画書の添付
・フィールドワーク等野外での活動の場合は原則「野外活動における教育研究活動安全衛生計画書」の提出が
必要です。
・詳細に関しては、新領域環境安全管理室ＨＰをご確認ください。
Ｊ．行程（日程、発着地等）
・出発地と到着地は原則として所属先所在地（拠点）の市区町村です。
（柏キャンパスは柏市、本郷,駒場,白金キャンパスは東京特別区です）
ただし研究拠点が所属先の市区町村異なる場合は、備考欄に拠点名を記載してください。
記入例 拠点：白金 （新領域所属で研究拠点が白金キャンパスにある方、などが対象となります）
・身分により活動拠点、自宅となる場合があります。
・拠点以外の発着地となる場合は備考欄にその理由を記載してください。
（例：自宅出発のほうが安価である、別用務先からの出発となるため出発地が横浜市となる、等）
【重要】
鉄道を利用する場合の自宅発着は旅費が安価になる場合にのみ認められます。
その場合、備考欄に自宅住所を市区町村まで記入してください。
【行程例】
国内出張の発着地は市区町村名です。東京都区内のみ「東京特別区」となります。
海外出張の発着地は都市名です。州名ではありませんのでご注意ください。
行程に「機中泊」がある場合、発着地または到着地は「機中」となります。
国内出張で、前泊／後泊がある場合は、その必要性が客観的にわかる資料（プログラムやアジェンダ）を提出してください。資料がないものに関しては備考欄に前泊／後泊の必要性を記入してください。
例１）9時より実験開始のため前日泊とする。
例２）夜まで○○研究に関する打ち合わせのため後泊とする。
Ｋ．備考欄（連絡先、必要情報の記載）
・研究室の出張担当者名、連絡先を必ず記載してください。
（柏共通・経理チームが旅費支給に関する確認を行う際に必要です。）
・支出経費が外部資金の場合、学生の出張、特定有期雇用教職員の出張等、当該出張者に対して支出が可能
であることを確認頂き、確認済みである旨を記載してください。
Ｌ．会計情報
・支出経費は必ず選択してください。支出経費の決まっていない出張申請は認められません。
【重要】
研究科や専攻の予算等、研究室で予算選択ができない支出経費は備考欄に予算情報を必ず記載してください。
Ｍ．取引先コード
・取引先コードとは出張者の振込先情報です。
取引先コードの新規取得は予算･決算チームへ申請してください。
・出張者IDと取引先コードの紐付けについては、出張者IDによって異なります。以下のように設定ください。
共通ID（10桁数字）が出張者IDの場合：ご自身でシステムへログインし、個人情報登録より設定します。
「K」で始まる学外者の出張者IDの場合：出張者（学生・学外者）一覧より設定します。
その他
■航空便利用時
・フライトスケジュール、航空券領収書（コーポレート払いの際は財務会計システムの該当画面控えと領収書控え）を提出してください。
・報告時に航空券半券、ボーディングパスまたは搭乗証明書を提出してください。国内線に限り「搭乗案内」でも可です。
■航空便以外
・新幹線利用時のチケットの提出は不要ですが、学割料金で支給する場合は備考欄に「学割利用」と記載してください。
・国内出張でやむを得ずタクシーを利用した場合は、申請書備考欄にタクシー利用の旨と利用区間を記載し、契約チームで立替え払請求の手続きを行ってください。
・タクシーとレンタカー利用についてはFAQ（旅費サイト）の該当欄もご確認ください。
■海外でのタクシー,鉄道,バスの利用
・金額、日付、乗車区間がわかる領収書やチケット（原本）を報告時に提出してください。
・空港⇔ホテルまたは用務先への移動にタクシーを利用せざるを得なかった場合にはタクシー代も旅費として支給できます。
ホテルから学会開場を往復する場合などの交通費は日当の範囲内になり支給することはできません。
・上記のタクシー代をクレジットカードで支払った場合は、領収書やチケットと併せてクレジットカード明細を提出頂ければ明細に記載された日本円で支給されます。
■宿泊料実費払い
・宿泊先の領収書、または予約サイト等での領収書を提出してください。なお、領収書の宛名は出張者名です。
・国内出張で規定額を超過する場合は理由書を提出してください。
・海外出張で規定額の２倍を超える場合は理由書を提出してください。
・国内,海外いずれの場合も定額を超える場合は素泊まり分のみの支給となります。
■用務確認資料
・用務日程、場所が確認出来る書類（学会資料、アジェンダ、メール等）を提出してください。
■業者払い
・航空券や宿泊料など、業者払の請求書類の宛名は個人名ではなく「東京大学」です。
支払期限にご注意いただき、出張申請時に既に業者への支払い期限が迫っている場合は総務チームにご相談ください。
■学生の出張
・学部学生が外部資金で出張する場合は、「確認書」に必要事項を記入およびチェック項目にチェックし、出張申請書類と併せて総務チームにご提出をお願い致します。
→確認書のフォーマットはこちら
・長期出張の場合は、申請書の備考欄に学業に支障が無いこと、指導教員の了承を得ているかについて記入してください。
・学生の海外出張については、経費によって単独海外出張が不可な例、学会での発表が不可な例などがございます。ご不明な場合は事前に研究交流チームに御確認をお願い致します。
■海外渡航時の危機管理について ※海外外出張前にご確認ください！
・海外渡航危機管理ガイドブック（日本語版）（平成29年4月 改訂）※東大ポータル内のPDFへリンクします
・海外渡航危機管理ガイドブック（英語版）（平成29年4月 改訂） ※東大ポータル内のPDFへリンクします
出張報告について
【重要】
出張報告は、必ず出張完了後２週間以内に行ってください。
内部監査にて度々、報告書提出の著しい遅れが指摘されていますので、出張後速やかに提出してください。
・報告時に出張内容に変更が生じた場合（備考欄の追加修正も含む）
→［変更あり］で出張報告を行い、適宜修正をしてください。
→［変更無し］で進んだ場合、備考欄の追加修正も出来ません。
・研究打ち合わせの場合は、報告内容に用務報告と併わせ、出張の事実確認を求められた場合に連絡できる
情報を記載してください。（用務先の具体的な部署、対応者など）
・出張申請時に記載の用務事項全てについての報告を行ってください。
例）申請内容が「△△学会参加と学会後に○○先生と研究打ち合わせ」の場合
学会参加報告と”○○先生との打ち合わせ”の両方について出張報告欄に記載してください。
出張の取り消しについて
・出張の取り消しを実施した場合は、必ず総務チームの出張担当者へご連絡をお願いします。
ご連絡がない場合、総務チームでは取り消しされた事の把握が出来ません。
・出張申請時の取り消し手順については「出張取り消し」のページをご確認ください。