コーポレートカード

●コーポレートカードとは、立替払いの負担を軽減させること、及びインターネット取引にて書籍や消耗品を購入できるよう、利便性を向上させることを目的として導入されたもので、立替払いの利用範囲を基本としている（備品の購入はできません）。また、安易に使用するものではなく、請求書払いが原則となっております。

●コーポレートカードの利用データは、加盟店よりカード会社へ売上報告がなされ、カード会社からの請求データに基づき、予算執行管理システムへ自動取り込みされます。

●カード利用者はデータの取り込みを確認後、速やかに予算執行管理システムの入力画面「発注/検収/支払送信」において、支出予算等の入力を行い、当該データを保存後、予算執行管理システムの画面のハードコピーを表紙として、以下の証憑類を添付し提出してください。

《物品、役務の提出先》→契約チーム

《旅費の提出先》→予算・決算チーム

証憑類

レシート、領収書（宛名は東京大学）※適格簡易請求書（簡易インボイス）は宛名省略可　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（購入明細が明記されている方が望ましいため、レシートがある場合は領収書の発行はしないこと）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※インボイス制度開始に伴い「取引先の登録番号（Ｔ＋13桁の数字）、品名、数量、金額、税率ごとに区分した消費税額」の記載が必要
納品書（無い場合はレシート等）に２名分の検収サインを記入すること
学会ＨＰ等より参加費一覧表（学会参加時）
自動車運転業務届または自家用車業務使用承認伺、および出張申請書のコピー（レンタカー、ガソリン、有料道路利用時）
輸入取引に伴う関税・輸入消費税は「輸入許可通知書」を取り寄せ添付する
英文の書類には和訳を添付

注意事項

コーポレートカードは公費専用のカードになるため、誤って私費利用しないように注意すること。（誤って私費利用をしてしまった場合は、大学への返納振込となるので、至急契約チームに連絡してください。）
コーポレートカードは公費払い専用のため、一部でも私費が含まれる案件には使用しないでください。（学会参加費と懇親会費の双方をカード払いする場合は、個人のクレジットカードで支払い、学会参加費分のみ立替払の手続きをしてください。）
キャンセルが発生する恐れがある場合はコーポレートカードは利用しないでください。カード会社は返金をしてくれないため、他の研究室の支払データを利用してキャンセル処理をすることになります。当該月の１件のキャンセル処理をするのに大変な時間と労力を費やすことになります。
コーポレートカードはカードの性質上、支払う月（毎月15日〆翌25日払）が厳密に決められています。必ず伝票の提出期限までに必要書類をご提出ください。

FAQ

Q1．Webサイトを利用して取引を行った場合、購入完了画面や支払完了画面を提出しているが、インボイス制度下でもこの方法で問題ないか。

A．記載要件の全てが満たされていれば問題ありません。Amazonや楽天等のサイトではインボイス対応の領収書がダウンロードできるようになっています。
※記載要件
　①請求書（領収書）発行事業者名及び登録番号（Ｔ＋13桁の数字）
　②取引年月日
　③取引内容
　④税率ごとに区分した税抜価格または税込価格
　⑤税率ごとに区分した消費税額及び適用税率
　⑥宛名（東京大学または東京大学＋職員名であること）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※宛名については、適格簡易請求書（簡易インボイス）は省略可

Q2．参加費をコーポレートカードで支払った際、伝票提出時までに適格請求書（領収書）の発行が出来ない場合はどうしたらいいか。

A．事前に学会に適格請求書発行事業者の有無を確認いただき、その確認結果のメモを付けてご提出ください。また、適格請求書発行事業者の場合は、適格請求書（領収書）の保存が必要となりますので、発行がされ次第、追ってご提出ください。