FAQ
新領域・出張ＦＡＱ ※随時更新します
東大ポータル＞旅費サイト＞旅費制度Ｑ＆Ａを参照してください。
この他に、本研究科でよくある質問と回答を以下にまとめます。
| 管理No. | 分類1 | 分類2 | 質問 | 回答 | 旅費 ｻｲﾄ |
| A-1 | 申請 | 出張者名変更 | 出張者の職名を変更したいのですがどのようにしたらよいですか。 | 変更可能なＩＤは、Ｋで始まる出張者ＩＤの（学生・学外者）のみになります。 操作メニュー 【出張関係】⇒【学生・学外者一覧】より修正をお願いします。 例 ) 変更前：出張者氏名：○○ ○○ 変更後：出張者氏名：○○ ○○ 出張者ID：KXXXXXXXXX → 出張者ID：KXXXXXXXXX 機関名・所属：○○○大学 機関名・所属：○○研究所 職名：研究員 職名：助教（○年○月付） |
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| A-2 | 申請 | 取引先コード | 取引先コードと出張者ＩＤとの連携について教えてください。 |
出張者ＩＤに取引先コード番号が連携されていないと、システムから出張者に旅費を支給する事ができませんので、事前にコード番号を取得してください。 取引先コード番号の連携作業については、個人情報登録もしくは学生・学外者一覧より、【取引先 ID／名称】の横にある[虫メガネ]ボタンより検索し登録をお願いします。 |
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| A-3 | 申請 | 全額先方負担 | 先方負担による学生の出張があります。学生も先方負担において出張申請が必要ですか。 | 原則、学生はシステム上での全額先方負担申請の必要はありません。 ただし、用務先までの移動にレンタカーや自家用車を利用し、ガソリン代や高速代を請求する際はシステム申請を行い、別途以下の書類と出張申請書を提出してください。 レンタカー利用：自動車業務運転届と免許証のコピー 自家用車利用：自家用車業務使用承認伺 ※先方負担による海外出張においては危機管理上も含め「海外旅行・一時帰国届」を教務チームに必ず提出してください。 |
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| A-4 | 申請 | 概算払い | 概算払は出張何日前までに申請する必要がありますか。 | 国内・海外出張ともに、3週間前までに総務係に出張申請書類一式を提出してください。（入力例リンク） | E-11 |
| A-5 | 申請 | 旅費付謝金 | 旅費付謝金有の場合の出張申請はどのようにしたらよいですか。 | 柏・共通給与チームに謝金伺を提出し「旅費付謝金」と判断されたものが旅費付謝金となります。 最終的に出張者への支払いは税金処理の都合上、旅費システムから支払うのではなく給与チームにて支払われます。 ※謝金を払うもの全てが旅費付謝金ではありませんのでご注意ください。不明な場合は給与チームに確認してください。
・旅費システム上にて出張内容入力後、【旅費計算条件】欄の[仮計算]、[謝金の支給あり]にチェックし申請してください。 |
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| A-6 | 申請 | 出発地・到着地 | 自宅から出発し、自宅へ帰着してもよいですか。 | 自宅を発着とする行程は、拠点発着よりも安価であり、かつ合理的な経路である場合のみ認められます。 その場合は、必ず備考欄に自宅発着の理由及び自宅住所（市区町村まで）を明記してください。 |
F-12 F-21〜22 |
| A-7 | 申請 | 出発地・到着地 | 出張者の所属先は東大柏キャンパスですが、研究拠点が本郷にある場合はどのようにすれば記載すればよいですか。 | 原則、所属先の柏市が出発地・到着地となります。 ただし、研究拠点が所属先の市区町村と異なる場合、拠点名を備考欄に記載してください。 例) 所属先：新領域創成科学研究科 備考欄：拠点本郷キャンパス |
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| A-8 | 申請 | 別用務からの出張 | 別用務先から続けて出張があります。注意する点はありますか。 | 別用務との関係で拠点以外の発着となる場合はその旨を備考欄に明記してください。また、本学が旅費を支給する部分について備考欄に明記してください。 ※別用務先とは・・他機関、他大学など [例：文科省、理化学研究所、東北大学など] | |
| A-9 | 申請 | 他部局出張 | 他部局から経費を支出する出張申請の前後に続けて出張があります。 他部局の依頼出張と出発日・到着日が重なる場合どのように申請したらよいですか。 | 他部局と重複する日程の日当をどちらで支給するのか、必ず備考欄に明記してください。 また、他部局にて申請している出張申請書を参考として添付してください。 ※他部局とは・・新領域以外の部局 [例：工学系研究科、理学系研究科、医科学研究所など] ※他部局の出張と出張の間に出張がある場合、一度どちらかの部局から全ての旅費を支払い、後日当該旅費の金額を部局間振替手続きとなる場合があります。 |
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| A-10 | 申請 | 複数経費 | １つの出張申請で複数の経費を選択できますか。 | １つの出張申請で用務が複数有り、それぞれ経費が異なる場合はシステム内で複数の経費を選択することができます。 その場合、どの用務をどの予算で支給するのか備考欄に明記してください。 ※複数経費での申請については、経費毎に申請書が作成されますので、経費毎の申請書を全て提出してください。 ※複数経費による取扱いの詳細は、旅費制度のＱ＆Ａ【E-42】(合算使用)を参照してください。 |
E-42 |
| A-11 | 申請 | 複数用務地 | 複数用務における行程欄についての入力方法を教えてください。 | 用務地が市区町村を跨ぐ場合、又は複数の用務先がある場合、それぞれについて行程欄に出張日・用務先・用務詳細を入力してください。 ※入力については、旅費操作システムマニュアル 申請編の（4-1 国内旅費申請（出張情報入力）⑮工程を参照してください。 |
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| A-12 | 申請 | ビジネスパック | ビジネスパックを利用して出張する場合の入力方法を教えてください。 | 申請入力項目[旅費計算条件]出張パック欄にパック内容を入力し、食卓料支給の有無について備考欄に明記してください。 外国出張でビジネスパックを利用した場合は食卓料は支給できません。 ※パックに関する取扱いの詳細は、旅費制度のＱ＆Ａ【M-13】【M-14】(ビジネスパックの利用)を参照してください。 ※本学で認められているのは『ビジネスパック』のみです。 観光や行楽向けに提供されている『旅行パック』については、安価であっても適当ではありません。 |
M-13 M-14 M-16 |
| A-13 | 申請 | 証憑書類 | 申請時に打ち合わせのメールや日程を確認する資料がありません。どのようにしたらよいですか。 | 出張先で打ち合せや共同研究を行った相手氏名と連絡先を備考欄に明記、もしくは報告欄に明記してください。 | C-12 |
| A-14 | 申請 | 提出書類 | 航空便を利用する場合、申請時に何を提出すればよいですか。 | 行程の確認をしますのでフライトスケジュールは必ず提出してください。また、航空賃は実費支給のため申請時または報告時に領収書が必要となります。 | |
| A-15 | 申請 | 学振特別研究員（JSPS） | 学振のIDを取得して自身で申請するのはどのようにしたらよいですか。 | 学振PD：共通ＩＤを発行する必要があるため必ず研究交流チームに連絡してください。 学振DC：新たに旅費システムのユーザーＩＤを取得する必要があります。ID取得については、予算決算チームに連絡してください。なお、学振特別研究員の予算は受入教員に紐付いていますので、システム上で[予算選択者]に受入教員を選択して予算を入力のうえ申請を行ってください。 |
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| A-16 | 申請 | 仮計算 | 出発の前に出張費用を知りたいのですが、どのようにしたらよいですか。 | 仮計算機能を使用し、出張前に概算額を試算できます。 手順については、仮計算のページをご確認ください。 |
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| A-17 | 申請 | 行程 | 飛行機の中で日を跨ぐ場合、行程はどのようにしたらよいですか。 また、洋上の用務のため船の中で過ごす場合の行程はどのようにしたらよいですか。 |
例1）羽田発12/1：20時→ボストン着12/2：10時の場合は次のような行程になります。 12/1 柏市 → 機中 宿泊（機中泊） 12/2 機中 → ボストン 例1）東京湾発12/1：20時 ～ （太平洋） ～帰港：12/31：10時 12/1 柏市 → 太平洋（船中） 用務先（観測船きぼう） 宿泊（船中泊） 12/31 太平洋（船中） → 柏市 ※発着地を都市名以外とする場合、システムの[国・地域以外（公海など）を選択したい場合]を選択してください。 |
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| A-18 | 申請 | 行程 | 宿泊を伴う近距離旅費の場合の行程で留意する点はありますか。 | 近距離旅費は、請求者が実際に通った経路で実際に負担した運賃を請求するものであるため、実際の使用経路を備考欄に記載してください。 | S-51～58 |
| A-19 | 申請 | 合理的経路 | 航空機を利用することが一般的な地域への出張に、鉄道を利用してもよいですか。 | 最も合理的な経路および方法、もしくはやむを得ない事情があると説明ができるのであれば利用可能です。 | F-24 |
| A-20 | 申請 | 合理的経路 | 料金の安価な夜行列車、夜間の高速バスを利用してもよいですか。 | 本学では、出張における夜行列車や夜間の高速バスにおける移動については一般的な交通手段として取り扱っていません。やむを得ない事情と認めた際は、交通費の実費支給とし宿泊料は支給しません。 | |
| A-21 | 申請 | 出張キャンセル | 出張がキャンセルとなりました。どのようにしたらよいですか。 | 出張のキャンセル理由やキャンセル料金の発生によって手続きが異なります。キャンセル料金の有無に関わらず、必ず出張担当者に連絡してください。（取消し申請手順例） | |
| A-22 | 申請 | 変更 | 出張申請をした後に全額先方負担となりました。どのようにしたらよいですか。 | 総務チームの承認が済んでいる場合は[命令取消依頼]にて取消申請を行い、新たに全額先方負担の申請をしてください。 総務チームの承認が済んでいない場合は[取り戻して変更・取消できるもの]から該当する申請データを取り戻し、[精算情報削除]にて削除後、新たに全額先方負担の申請を行ってください。（取消し申請手順例） |
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| B-1 | 報告 | 変更 | 申請承認後、行程や日程の変更がありました。申請書と報告書はどのようにしたらよいですか。 | 申請承認後に行程や日程、または備考欄に記載した内容に変更がある場合は、報告書作成時に[変更あり]を選択して報告書の作成を行います。 報告書の用務報告欄には変更事項を必ず記載してください。 例1）実験が早く終わったため、日程が短縮となった。 例2）訪問先が急遽追加となり京都の行程を追加した。 例3）到着地を間違えていたため名古屋市から岡崎市に変更した。 ※報告時に変更が生じた場合は、報告書提出時に[申請書番号-1]も印刷して提出してください。 印刷手順：帳票→出張（命令・依頼）申請書→[申請書番号-1]を入力し検索→該当申請のボックスにチェックし印刷 ※航空機の便変更等をした場合、航空賃等の変更の有無を備考欄に明記いただき、変更がある場合は変更後の領収書を提出してください。 |
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| B-2 | 報告 | 修正 | 報告書作成の際に行程や備考欄が修正できませんが、どのようにしたらよいですか。 | [変更なし]にて作成された報告書は、行程や備考欄の修正ができません。 修正する必要がある際は、[変更なし]の報告データを一度[精算情報削除]していただき、新たに[変更あり]を選択し作成してください。 ※[精算情報削除]をすると報告欄が消えてしまうため、予め報告内容をコピペしておくとよいです。 |
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| B-3 | 報告 | 領収書類 | 航空券、宿泊料の領収書は「東京大学様」でよいですか。 | 出張者自身が支払った場合、領収書の宛名は「出張者本人」としてください。 業者払いの場合は、東京大学へ請求されるため請求書等の宛名は「東京大学」です。 ※出張者以外の方（出張者の家族等）が支払った場合、支払者と出張者の間で「受領書」の取り交わしが必要となります。 |
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| B-4 | 報告 | 領収書類 | コーポレートカードを使用した場合の提出書類はありますか。 | コーポレートカードで航空券や宿泊費を支払った場合、旅費の証拠書類として必要となりますので検収確定書と領収書の写しを提出してください。 | |
| C-1 | 宿泊 | 宿泊施設 | 用務地周辺で宿泊施設が少ない等の理由で宿泊先を確保できなかった場合、別の市町村に宿泊してもよいですか。 | 相当な理由があれば別の市町村へ宿泊することも可能です。 その場合、宿泊の事実を確認するためのもの（領収書等）が必要になります。 なお、市区町村を跨ぐ宿泊施設までの交通費を請求する際は理由書の提出が必要となります。 |
F-26 |
| C-2 | 宿泊 | 宿泊料 | 宿泊料が規定額を超えた場合の超過分は支給してもらえますか。 | 国内の場合 ・支払いを確認できる領収書等と理由書の提出が必要となります。 外国の場合 ・定額を超える場合は支払いを確認できる領収書等が必要となります。 ・定額の２倍を超える場合は支払いを確認できる領収書等と理由書の提出が必要となります。 ※国内外共通 定額を超えた場合の宿泊料については、素泊り相当分（税金・サービス料含む）のみの支給となるため朝食や夕食が含まれている場合は１食あたり食卓料の1/2の減額、又は夕朝食代実費の減額となります。 |
D-19～23 |
| C-3 | 宿泊 | 前泊・後泊 | 前泊／後泊をしてもよいですか。 | ＜前泊＞遠方等の理由で当日の出発では用務に間に合わない場合は前泊が認められます。 学会等へ参加であれば、開始時間等がわかるプログラム（タイムスケジュール）等の書類の提出をお願いします。 用務の内容により書類等がない場合は、備考欄に前泊を要する理由を明記してください。 ＜後泊＞用務の終了が遅い時間で、その日の帰宅が夜遅くになる場合は後泊が認められます。 前泊と同様に終了時間等がわかるプログラム（タイムスケジュール）等の書類の提出、もしくは備考欄に後泊理由を明記してください。 ※懇親会参加のための後泊は認められませんのでご注意ください。 |
D-14 |
| D-1 | 旅費 | 日当/宿泊料 | 学会で食事の提供がありましたが、減額調整は必要ですか。 | 学会参加費を立替払請求する場合 ・定額の日当には昼食代が含まれています。日当を定額支給する場合で昼食の提供がある場合は二重支給を防ぐため日当の1/2を減額調整します。 ただし、学会参加費に昼食代が明示されている場合で、契約チームで学会参加費を立替払請求した際に昼食代相当が減額されている場合は日当の調整は不要です。 ・定額の宿泊料には夕食代が含まれています。宿泊費を定額支給する場合で夕食の提供がある場合は二重支給を防ぐため食卓料の1/2を減額調整します。 ただし、学会参加費に夕食代が明示されている場合で、契約チームで学会参加費を立替払請求した際に夕食代相当が減額がされている場合は宿泊料定額からの調整は不要です。 ※食事を食べたか否かではなく、食事の提供が明示され、実際に食事が提供された事実により判断されるので注意してください。 ※移動等により食事提供時間に用務先にいない場合は減額調整の必要は無いので、その旨を申告してください。 |
D-11 |
| D-2 | 旅費 | 日当/宿泊料 | 学会でバンケット、レセプション、パーティーがありましたが減額調整が必要ですか。 | バンケット、レセプション、パーティー等で提供されるものが食事の代わりにならない程度の軽食である場合は減額調整の必要は無いので、その旨を申告してください。 |
G-45
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| D-3 | 旅費 | 日当/宿泊料 | 日当、宿泊料には何が含まれているのですか。 | 旅費制度のQ＆A【D-11】を参照してください （日当と宿泊料の構成要素） | D-11 |
| D-4 | 旅費 | 海外保険料 | 個人で加入した海外傷害保険料は旅費で請求できますか。 | 業務遂行上必要な場合請求できます。内容により一部対象とならないものがあるので注意してください。 また、適正な掛け金となっているかなど過度に高額な保険料にならないよう注意してください。 本学の教職員であれば労働者災害補償保険及び国立大学法人総合損害保険が、学生であれば学生教育研究災害障害保険が適用されています。 傷害保険に加入する際の必要性の判断においては[海外渡航危機管理ハンドブック]を参照してください。 ※海外保険料における支給の可否 ○傷害死亡・後遺障害、治療費用、疾病死亡、（第三者への）賠償責任、救援者費用 ×携行品損害、航空機寄託手荷物遅延等費用、航空機遅延費用 上記のとおり「携行品損害」「航空機寄託手荷物遅延等費用」「航空機遅延費用」が保険料の中に入っている場合で、内訳がない場合は旅費として支給できません。 |
D-66 |
| D-5 | 旅費 | ビザ代 | ビザ代について請求できますか。 | 請求できます。ビザ代の領収書もしくは支払いを証明できる書類を提出してください。 なお、カナダeTA、アメリカのESTA、オーストラリアのETASについても同様に請求できます。 |
D-65～66 |
| D-6 | 旅費 | 航空会社ポイント | ANA SKYコイン／JALポイントを利用した場合、利用分も支給できますか。 | いいえ。ANA SKYコイン／JALポイント利用の航空賃領収書には総額が記載されていますが、支払方法・備考等にANASKYコイン・JALポイントとの明記がある場合は、マイレージ利用と同様に、東大から相当額を支給することはできません。クーポン／ポイントを除く本人支払い分のみの実費を支給します。 | |
| D-7 | 旅費 | 私事を伴う前泊 | 通常は、用務開始前日までを私事扱いとし日当・宿泊費不要とする案件が多いですが、私事がなくても前泊が必要な遠隔地への出張申請について翌日の用務の為に前泊扱いとして宿泊費規定額を支給してよいですか。 | 用務前に私事を含む場合は日当と宿泊費を支給しませんが、通常前泊しなければ用務ができないような遠方への出張においては、用務の前日から宿泊費を支給することはできます。 | |
| D-8 | 旅費 | 日当 | 本研究科の教授であった者が定年退職後に学内別組織で特任研究員として所属し、出張する際に教授単価で出張できますか？ | 単価区分は申請時点の職名・身分で判断しており、過去の事例でも以下の様に判断しています。 [事例] Ｑ．役員と教授を兼任する方が、教授の身分として所属する部局の用務で出張する時に役員単価を使えますか。 Ａ．教授単価を使ってください。 そのため、システム上の可否に関わらず、今回は特任研究員という職名での出張なので「一般」の単価区分を適用としてください。 |
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| D-9 | 旅費 | 自家用車利用 | 出張者の自宅から用務先まで自家用車にて出張するが、本行程は距離的に50キロ以上あるため出張として扱うべきですか。（拠点は柏キャンパス、用務上の理由（荷物運搬の必要性）から自宅から自家用車で移動。） | 本学教職員が自宅発とする場合、支給できる交通費は「標準の出発地－用務地」間の通常ルート上の駅から用務地までのみとなります。 今回の場合は拠点（柏）から用務先までの50㎞以下の出張として取り扱い、日当の支給の対象にはなりません。 |
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| D-10 | 旅費 | 外部資金 | 受託研究等の外部資金の旅費制度と本学の制度が異なる場合にどのように扱えばよいですか。 | [B-18]は、外部資金とはいえ、本学の出張である以上、"本学の旅費制度はまず守るべきものであり、それ以上の定めがある場合（外部資金のルールの方が本学制度より厳しい場合）にどうするかについて説明している"と解してください。 | B-18 |
| E-1 | 車 | レンタカー | レンタカーを利用する場合に必要となる情報は何ですか。 | 交通費の計算のためレンタカーの借上げ、返却の駅名を備考欄に明記してください。 | |
| E-2 | 車 | 借上げ車両等 | レンタカー、借上げマイクロバス、チャーター船、遊覧船、 カーフェリー（車と人の移動）を利用した場合は旅費で請求できますか。 |
レンタカーやチャーターバスのように借上げに該当するもの、遊覧船のように公共交通機関に該当しないものは【立替払請求】となります。※【立替払請求】については、契約チームWiki →「立替払」を参照してください。 | |
| F-1 | ｼｽﾃﾑ | 操作 | 取戻したデータや一時保存したデータが見つかりません。 | 申請後、第一承認者(旅費担当（１))が承認するまでの間、データを取消・変更・削除する事ができます。 操作の詳細については、旅費操作システムマニュアル 申請編の（8-4 その他の処理(申請取消、変更、命令取消依頼)）を参照してください。 |
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| F-2 | ｼｽﾃﾑ | 同行者入力 | 同行者を入力すると申請データが自動的に作成されているのですか。 | [同行者選択]により申請を行うと、同時に個別の申請データが作成されます。 旅費操作システムマニュアル 申請編の（8-2 その他の処理(同行出張)）を参照してください。 |
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| F-3 | ｼｽﾃﾑ | 同行者入力 | 同行者で申請し、1人だけ行程や予算が違う人については、どのようにしたらよいですか。 | 同時に申請されたデータについて修正を要するデータのみ一旦取戻して、その後、個別に予算変更等の修正をしてください。 |