To all Japanese Government（MEXT） Scholarship Students/国費留学生の皆様へ
MEXT Scholarship Rules and Regulations
1. Confirmation of Presence/在籍確認について
In order to receive a monthly stipend, you basically have to come to the GSFS Student Affairs Team at Kashiwa Campus once a month and sign a document to confirm your status as a student. If you cannot give your signature by the second deadline, you won’t be able to receive your scholarship for that month. If you will be leaving Japan, such as temporarily returning to your home country during the holiday period, please be aware of the signing deadline.
There are two deadlines each month. In principle, please sign by the first deadline. If you cannot sign by the first deadline, please notify us of the reason in advance. If you sign by the first deadline, your scholarship will be paid at the end of the month; if you sign by the second deadline, your scholarship will be paid in the middle of the following month. Please check the annual schedule, which will be sent to eligible person by e-mail.
奨学金を受給するためには、原則として毎月1回柏キャンパスの新領域教務チームに来訪し、身分が学生であることを確認する書類にサインをする必要があります。2回目の締切日までにサインできない場合は、その月の奨学金は支給されません。休業期間中に母国へ一時帰国するなど日本を離れる際は、サインの締め切り日にご注意ください。
締め切りは毎月2回ありますが、原則1回目の締め切りまでにサインをしてください。1回目の締め切りまでにサインできない場合は、事前にその理由を届け出てください。1回目の締め切りまでにサインをすると、その月の月末に奨学金が支払われ、2回目の締め切りまでにサインをすれば、翌月の中旬に奨学金が支払われます。対象者にはメールで年間スケジュールをお送りしますので、ご確認ください。
（Please be sure to bring your resident card when signing/サインの際には在留カードを必ず持参してください）
2. Status of Residence -Visa/在留資格-ビザ-
2-1 Status of Residence/在留資格
Generally, foreign students study in Japan with a "college student visa". During the MEXT scholarship period, you must keep a student visa. If you change to another status such as permanent resident or another status, you must decline the MEXT scholarship. Even if you forget the extension of your visa accidentally, MEXT scholarship will not be paid.
一般的に、留学生は "留学ビザ "で日本に留学するのが一般的です。文部科学省の奨学金を受けている期間中は、「留学」の在留資格を維持しなければなりません。永住者など他の在留資格に変更した場合は、文部科学省の奨学金を辞退しなければなりません。また、在留期間の更新を忘れた場合も、文部科学省奨学金は支給されません。
2-2 Period of Stay Extension/在留期間更新
As explained above, do not forget to extend your period of stay. Extension of the period of stay can be applied for approximately 3 months prior to the visa expiration date. Please refer to the following URL for the procedure.
上記で説明したとおり、在留期間の延長を忘れないでください。在留期間の延長は在留期限の3ヶ月前から申請することができます。手続きは下記URLをごらんください。
/kyoumu/international_students/visa/extension/
3. Certificate of MEXT scholarship/国費外国人留学生証明書
If you need proof of your status as a MEXT Scholarship student, such as when applying for an extension of your period of stay, please fill out the "Certificate Request Form" and submit it to the GSFS Student Affairs Team (1st floor of the GSFS Transdisciplinary Science Building, Kashiwa Campus).
在留期間更新の時など国費外国人留学生であることの証明が必要な場合は、「証明書発行願」に記入の上、新領域教務チーム（柏キャンパス新領域基盤棟1階）に申請してください。
4. Leave of Absence /休学
休学した場合、文部科学省奨学金の受給資格を失います。
If you take a leave of absence, you will lose the qualification for the MEXT scholarship.
5. Decline the MEXT Scholarship /国費辞退
You will need to submit several documents, including a letter of opinion from your academic supervisor. If you are leaving the university before the end of the MEXT scholarship period or completing your studies early, please notify the GSFS Student Affairs Team as soon as possible.
指導教員からの意見書など、いくつかの書類の提出が必要です。文部科学省奨学金期間終了前に大学を退学する場合、または早期修了する場合は、速やかに新領域教務チームに申し出てください。
6. The Scholarship Period/奨学金支給期間
The scholarship period may not be extended beyond the standard period of study for graduation, even if the student needs to extend the period of study in the same program. (Standard period of study: Master's course: 2 years, Doctoral course: 3 years)
同じ課程で在学期間の延長が必要な場合であっても、標準修業年限を超えて奨学金期間を延長することはできません。（標準修業年限：修士課程：2年、博士後期課程：3年）
7. MEXT Scholarship (Embassy Recommendation) Extension/文部科学省奨学金（大使館推薦）延長について
If you are planning to apply from a research student to a master's or doctoral program, or from a master's program to a doctoral program, you will need to apply for an extension of the MEXT scholarship around December every year.
The application period for scholarship extension is basically once a year, so please do not forget to apply. However, only those MEXT Scholarship students who were selected through embassy recommendation (including MEXT scholarship students with Embassy Recommendation for Chinese Students) and enrolled as international research students in April, take the entrance examination, and plan to enroll in a regular course from October in that year, can apply for an extension in April. Those who wish to apply for an extension must also remember to apply for the graduate school entrance examination.
The examinations to be taken and the materials to be submitted differ depending on the graduate school or the department you are applying for. Please discuss the entrance examinations and application procedures in advance with your academic supervisor and the GSFS Student Affairs Team.
<Extension from master course to doctoral course>
If you wish to extend your MEXT scholarship in order to enter a doctoral program from a master's program, you must have a GPA of 2.5 or higher, calculated according to the MEXT's calculation sheet, during the period you were enrolled in the master's program up to the time you apply for the extension in order to be admitted to the doctoral program.
The GPA is calculated for all credits earned.
A+, A (excellent)=3, B (good)=2, C (fair)=1, F (Fail)=0
Please note that even if you fulfill these requirements, there may be cases in which an extension is not granted due to government budgetary restrictions.
GPA Calculation Sheet by MEXT download
研究生から修士課程もしくは博士課程への出願、または修士課程から博士課程への進学を予定している方は、例年12月頃に文部科学省奨学金の延長申請が必要となります。
奨学金延長申請の時期は基本的に年1回ですので、申請を忘れないようにしてください。ただし、大使館推薦（中国赴含む）により採用され、4月に外国人研究生として入学した国費外国人留学生で入学試験を受験し、その年の10 月から正規課程へ入学予定の方のみ、4月に延長申請が可能です。延長申請をする方は、大学院入試への出願も忘れないでください。
受験する研究科や専攻によって受験する試験や提出物が異なります。指導教官や新領域教務チームと入試や出願方法について事前に相談してください。
<修士課程から博士課程への進学について>
修士課程から博士課程に進学するために文部科学省奨学金の延長を希望する場合、博士課程に入学するためには、延長申請までの修士課程在籍期間中の文部科学省が定める計算表に従い算出したGPAが2.5以上であることが必要です。
また、このGPAは取得した全単位について計算されます。
A+、A(優)=3、B(良)=2、C(可)=1、F(不可)=0
なお、これらの条件を満たしていても、国の予算の関係で延長が認められない場合があります。
学業成績係数計算表ダウンロード
8. MEXT Scholarship Extension (University Recommendation) /文部科学省奨学金（大学推薦）延長について
Students selected through university recommendation are required to receive educational and research guidance at the University of Tokyo and are not allowed to enter or transfer to other universities.
*Only those who are employed by a university recommendation and apply for Category I (Research Student → Master's Course or Doctor's Course ):
When applying for an extension, you must submit documents that show your language proficiency such as JLPT: N2 (CEFR: B2) or above.
Please refer to http://www.mext.go.jp/a_menu/koutou/ryugaku/1421851.htm
大学推薦で採用された国費留学生は、東京大学で教育研究指導を受けることを条件としているため、他大学への入学・編入は認められません。
*大学推薦採用者で区分Ⅰ（研究生→修士課程または博士課程）申請者のみ：
延長申請の際には、日本語能力試験：N2（CEFR：B2）以上など、語学力を証明する書類の提出が必要です。
http://www.mext.go.jp/a_menu/koutou/ryugaku/1421851.htmをご参照ください。
９． Grades evaluation/成績評価
MEXT scholarship students (university recommendation) must maintain a GPA of 2.30 or higher throughout the scholarship period, as calculated by the GPA Calculation Sheet of the MEXT.
All MEXT scholarship students, regardless of university recommendation, have their grades reported to the MEXT each year, so please make sure to maintain good grades.
国費外国人留学生（大学推薦）は、文部科学省のGPA計算表により算出されるGPAが奨学金支給期間中を通じて2.30以上を維持することが必要です。GPAが2.30に満たない場合、継続して奨学金を受給することができません。
大学推薦に関わらず、国費外国人留学生は全員、毎年、文部科学省に成績が自動的に報告されますので、良い成績を保つよう心がけてください。
10．Return ticket/帰国旅費
If a MEXT Scholarship student returns to his/her home country after the scholarship period, a return flight ticket will be provided. However, the following cases are not eligible for the return travel allowance.
-If you do not return home by the specified deadline.
-If you do not apply for travel expenses to return home by the specified deadline for the scholarship period.
-If you return to your home country for personal reasons in the middle of the scholarship period
-If you leave Japan temporarily for vacation, visiting family, etc.
-If you continue to stay in Japan after your scholarship period ends, such as by finding a job at a company in Japan or entering a Japanese university as a privately financed student.
-If you receive travel funds from an organization other than the MEXT.
-If you are going to a country other than your home country.
Please be sure to update your UTAS contact information with the latest information by yourself.
国費外国人留学生が、奨学金支給期間が終了後に母国に帰国する場合、帰国便の航空券が支給されます。ただし、以下の場合には帰国旅費支給対象者とはなりません。
-指定された期日までに帰国しない場合
-奨学金支給期間の定められた期限までに帰国旅費を申請しない場合
-奨学金支給期間中途において、個人の都合で帰国する場合
-休暇、家族への訪問など、一時的に日本を離れる場合
-日本国内の企業への就職、日本の大学に私費留学生として進学するなど奨学金期間終了後も日本に滞在する場合
-文部科学省以外の機関から旅費の支給を受けた場合。
-母国以外の国へ行く場合。
また、UTAS の連絡先は必ず最新の情報にご自身で更新してください。
11. About proxy sealing procedures/代理押印手続きについて
When a MEXT Scholarship student is unable to attend the university for a certain period of time due to an internship or other reasons, there is a system called "proxy seal". To apply for a proxy seal, you must submit a "Statement of Reason," "Research Plan," "Letter of Acceptance," etc. to the MEXT and obtain approval for the proxy seal.
If you wish to apply for a proxy seal, please consult with the GSFS Student Affairs Team at least two months prior to the date you leave the university.
国費外国人留学生が、インターンシップ等で一定期間大学に通学できない場合、代理押印という制度があります。代理押印には、「理由書」、「研究計画」、「受入承諾書」等を文部科学省に提出し、代理押印を承認してもらう必要があります。
代理押印を申請する場合、大学を離れる日の少なくとも２か月前には、新領域教務チームに相談してください。
12. part-time job/アルバイトについて
MEXT scholarship students are not prohibited from working part-time, but please note the following points. Also, please make sure to consult your supervisor and ensure that your research plan is not disrupted.
・Limit yourself to the extent that it does not interfere with your studies or research.
・Apply for Permission to engage in activities other than permitted under the status of residence at the Immigration Bureau.
国費外国人留学生のアルバイトについては禁止されておりませんが、以下の点に注意してください。また、指導教員に必ず相談し、研究計画が崩れないようにしてください。
・勉学・研究に支障ない範囲にとどめること
・入国管理局で資格外活動許可を申請すること
13. Others/その他
If you will be away from Japan for vacation, academic conferences, etc., please fill out the " Notification of Overseas Trip / Temporary Return to Home Country" and submit it to the GSFS Student Affairs Team (1st floor of the GSFS Transdisciplinary Science Building, Kashiwa Campus) before your trip with the approval of your supervisor.
休暇や学会等で日本を離れる場合は、「海外旅行・一時帰国届」に記入の上、指導教員の承認を得て渡航前に新領域教務チーム（柏キャンパス新領域基盤棟1階）に提出してください。
お問合せ先
ご不明な点がありましたら、新領域創成科学研究科教務チームにお問い合わせください。
≪Student Affairs Team, GSFS/新領域創成科学研究科教務チーム≫
Tel：04-7136-4094
Email : k-kyomu@adm.k.u-tokyo.ac.jp